System FX DMS to rozwiązanie klasy Document Management System przeznaczony dla jednostek samorządowych, gdyż jego główne elementy opierają się o mechanizmy ściśle związane z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt. Zgodność z przepisami i łatwość użytkowania sprawia, że jego wdrożenie usprawni codzienną pracę.
Najważniejsze możliwości systemu:
- System uruchamiany w Chmurze FX Systems, dzięki czemu jest dostępny z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu.
- Rozwiązanie uruchamiane w Chmurze FX Systems nie wymaga dostosowania infrastruktury lokalnej, instalacji, czy konfiguracji stanowisk pracy.
- W ramach licencji dostarczana jest niezależna, oddzielna instancja dla konkretnego Klienta – dzięki czemu dane są odseparowane i dostępne tylko dla właściwych użytkowników.
- Cały system jest oparty o przepisy dotyczące Jednolitego Wykazu Akt, dzięki czemu wszystkie jego elementy są zgodne z odpowiednimi Dziennikami Ustaw.
- Ogólne przeznaczenie systemu to dostarczenie rozwiązania do korespondencji, spraw i mechanizmów ich pełnej obsługi.
- System zawiera 4 główne moduły:
– Moduł Administracyjny,
– Moduł Korespondencji,
– Moduł Spraw,
– Moduł Kalendarza;
- Moduł Administracji pozwala na wygodne zarządzanie użytkownikami, uprawnieniami i globalnymi ustawieniami systemu.
- W module Administracyjnym dostępne jest bardzo elastyczne i wszechstronne narzędzie konfiguracji Jednolitego Wykazu Akt.
Dzięki temu narzędziu w łatwy sposób można utworzyć dowolnie duży Wykaz z powiązaniami między aktami i teczkami na kolejne lata.
Narzędzie to pozwala również w prosty sposób zarządzać numeracjami spraw zgodnie z wytycznymi Jednolitego Wykazu Akt.
- Moduł Korespondencji pozwala na szeroki zakres prac związanych z obsługą dowolnej korespondencji w tym:
– Korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
– Określania parametrów korespondencji wychodzącej, takich jak koszty, waga itp.,
– Tworzenia raportów, w tym również wygodnych zestawień i wydruków dla Poczty Polskiej,
– Szybkiego tworzenia klonów korespondencji (dzięki czemu bardzo sprawnie można zapisać wielokrotną, powtarzalną korespondencję),
– Zakładania spraw na podstawie korespondencji przychodzącej,
– Wygodnego zarządzania odbiorcami korespondencji,
– Szerokiego wachlarza opcji filtrowania, sortowania i prezentacji danych,
– Błyskawicznego wyszukiwania korespondencji do dowolnym zakresie danych (łączeni z korespondencją już zarchiwizowaną),
- Moduł Spraw pozwala na cały zestaw operacji związanych z obsługą działań na rzecz kontrahentów w tym:
– Szybkiego zakładania spraw zgodnie z Jednolitym Wykazem Akt,
– Łatwego przypisywania korespondencji (przychodzącej i wychodzącej) do spraw,
– Zarządzania odbiorcami spraw (pracownicy, działy itp.),
– Generowania raportów i statystyk,
– Łatwego wyszukiwania, filtrowania, sortowania i prezentowania listy spraw,
– Wiązania z dokumentami zewnętrznymi (znajdującymi się w zewnętrznych zasobach, jak serwery OwnCloud itp.),
- Moduł Kalendarza stanowi łatwy i przyjazny punkt organizacji pracy i pozwala między innymi na:
– Łatwe tworzenie zadań dla dowolnie zorganizowanej grupy pracowników,
– Przyjazne prezentowanie zadań i zarządzanie nimi na kalendarzu (widoki: dzienny, tygodniowy i miesięczny),
– Łatwe powiązanie ze sprawami i szybkie przejście od zadania do sprawy i np. korespondencji,
– Zaawansowane mechanizmy konfiguracji wyglądu i działania (słowniki typów zadań, kolorów bloków itp.),
- Dodatkowo całe rozwiązanie zawiera zestaw mechanizmów zabezpieczeń jakich jak:
– automatyczne kopie bezpieczeństwa baz danych (dane są wielokrotnie zabezpieczenie, a codzienne kopie pozwalają na łatwe przywrócenie dowolnego zestawu danych),
– łatwa organizacja uprawnień użytkowników do działań i struktur danych w systemie,
– zaawansowane mechanizmy chroniące system przez atakami (takimi jak SQL Injections, Man in the middle itp.),
– stale aktualizowane środowisko i framework,
– zgodność z aktualnymi przeglądarkami (Chrome, Edge, Firefox, Safari),
– dostępność (możliwość uruchomienia) na desktopowych wersjach przeglądarek internetowych dla systemów Windows, Mac OS i Linux.
